Gdy urzędnik odmawia wglądu do akt postępowania

Jestem stroną postępowania w sprawie o wydanie pozwolenia na budowę, wszczętej z wniosku mojego sąsiada. Chciałbym przejrzeć akta postępowania, ewentualnie otrzymać także kopie wybranych dokumentów. Ostatnio, gdy byłem w urzędzie, pracownik odmówił mi udostępnienia dokumentów, powołując się na problemy techniczne. Poinformował mnie także, że aby otrzymać kopie pism, muszę wykazać swój ważny interes. Czy to prawda? Czy i jak mogę skutecznie domagać się wglądu do akt postępowania, w sytuacji gdy urząd odmawia mi takiego prawa?

Zarówno w toku sprawy, jak i po zakończeniu postępowania, strona ma prawo wglądu w akta sprawy, a także sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Tak stanowi art. 73 Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2010 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.). Czynności te powinny być dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. Strona może ponadto żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione jej ważnym interesem.

Od reguły tej wyjątek zachodzi tylko wówczas, gdy akta sprawy zawierają informacje niejawne o klauzuli tajności "tajne" lub "ściśle tajne", bądź gdy organ wyłączy dostępność akt danej sprawy dla strony ze względu na ważny interes państwowy. W tych wypadkach jednak odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, uwierzytelnienia takich kopii i odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie (art. 74 K.p.a.).

Wobec tego wszelkie sytuacje, w których stronie odmawia się dostępu do akt sprawy, z każdego innego powodu niż wymienione w art. 74 K.p.a., należy ocenić jako niedopuszczalne. Wydaje się, iż w przedstawionym przypadku Czytelnik powinien złożyć pisemny wniosek o udostępnienie akt postępowania bez zbędnej zwłoki, domagając się jednocześnie pisemnego powiadomienia go o dacie, kiedy mógłby to uprawnienie zrealizować. W braku odpowiedzi w najbliższym czasie, potrzebnym w zwykłym toku czynności do załatwienia wniosku, Czytelnik może wystąpić do organu wyższego stopnia z zażaleniem na przewlekłe prowadzenie postępowania na podstawie art. 37 § 1 K.p.a.

Jak wynika z przytoczonego art. 73 § 1 i 2 K.p.a., sporządzenie nieuwierzytelnionych kserokopii dokumentów z akt sprawy nie wymaga uzasadnienia ważnym interesem strony. Wymóg wykazania ważnego interesu dotyczy bowiem wyłącznie kwestii uwierzytelniania sporządzonych przez stronę odpisów z akt sprawy lub wydawania takich opisów przez organ administracji. Brak jest zatem podstaw prawnych do odmowy sporządzenia przez organ administracji nieuwierzytelnionych kopii dokumentów za pomocą kserokopiarki (por. wyrok WSA w Łodzi z dnia 8 października 2010 r., sygn. akt II SA/Łd 513/10). Odmowa wydania kopii stwierdzona postanowieniem podlega zaskarżeniu zażaleniem.